Alles kann irgendwann mal wichtig sein

Die Einführung der elektronischen Verwaltungsarbeit – und hier zunächst der e-Akte - ist ein wichtiges Ziel unserer Behörde. Im sachsen-anhaltischen Landesarchiv (LASA), mit seinen vier Standorten in Magdeburg, Dessau, Merseburg und Wernigerode, ist diese Form der Arbeit längst gelebter Alltag. Deshalb haben Vertreter des Rechnungshofes den Archivaren über die Schulter geschaut.

LASA-Leiter Dr. Heiden

„Die Schriftgutverwaltung ist das Gedächtnis einer Behörde“, sagt LASA-Leiter Dr. Detlev Heiden, „deshalb ist die Auswahl der richtigen Archivalien auch von so großer Bedeutung“.  Es gibt zwar ganz objektive Kriterien, die entscheidend dafür sind, ob ein Stück Papier oder ein elektronischer Datenträger für die Ewigkeit aufbewahrt wird oder nicht. Mitunter ist aber auch das „Bauchgefühl des Archivars“ ausschlaggebend.

So gab es natürlich keine zwei Meinungen darüber, ob z.B. das Dokument aus dem Jahre 902, in dem König Ludwig der IV dem Halberstädter Bischoff Sigismund bestimmte Privilegien und Besitz garantierte, den Weg in die speziell klimatisierten und fensterlosen Archivräume findet. Bei Akten neueren Datums ist das aber nicht immer ganz so einfach. Schließlich übernimmt das Landeshauptarchiv im Durchschnitt nur 1-4 Prozent der angebotenen Akten. Trotzdem füllt schon jetzt allein der Bestand an Papierakten rund 51 Regal-Kilometer.

Deshalb gilt: Je besser die Aktenbestände in der jeweiligen Behörde elektronisch erfasst und katalogisiert sind, desto leichter fällt dem Archivar seine Auswahl. Und genau hier setzt auch die Verantwortung in unserem Haus ein. Schließlich sollte eine Auswahl der wichtigsten LRH-Prüfungen ebenfalls Eingang in das „Gedächtnis der Geschichte“ finden.

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